为明确收文处理工作手续，统一收文办理程序，使收文处理工作逐步实现规范化、科学化、制度化，提高办文质量和工作效率，特制定本规定。
一、外来公文函件，凡署学校名称者，均由办公室登记处理；凡校内各职能部门直接收到的上级部门发送的公文，必须先送校办统一登记、编号，校办主任阅后，即转呈有关校领导指示和送有关部门办理。一般便函和普通信件直接送交主办单位办理。文件运转（呈、送）由校办行政文书统一负责，领导之间、各部门之间不得互相转送文件。
二、各职能部门对上级来文办理应及时、认真，对领导指示要切实落实。文件办理完毕，按期交回办公室存档，收文及其附件应始终保持完整，不得拆散或遗失，根据需要可以摘录和复印。密级公文不得翻印，特殊情况，须经学校有关部门同意。
三、凡外出参加各种会议带回的文件、材料、资料，应及时交办公室统一登记、编号，按照收文处理程序办理。
四、学校收文的运转、催办、督促、检查工作，由办公室负责，各单位要积极配合。一般收文的处理、传阅，最长不得超过一周；有限期的公文，须按期办结，急件随到随办。
五、学校的党政公文由办公室统一整理立卷和移交档案室。
六、办公室文管人员对公文函件，应妥善包管，对重要公文、机密材料必须放在保险柜中。