（一）行政介绍信由学校办公室统一负责印制、编号、登记、发放、销毁。各院（部）、处和直属单位要有专人分管，介绍信簿不得丢失，使用完后将存根退校办保存、定期统一销毁。
（二）开具校介绍信应履行审批手续。联系一般性工作事项，需经本院（部）、处和单位的领导签批，涉及学校的重要事务需经校主管领导签批。
（三）填写介绍信内容要明确具体，包括前往的单位、名称、联系具体事宜、开信日期等，并应与存根内容一致。书写要工整，不得涂改，印章管理人员应在检查核对无误后用印。
（四）不得开具空白介绍信。
（五）介绍信开出后未使用的，应退还管理人员，与原存根一起保存。介绍信持有人若将介绍信丢失，应及时报告，涉及重要事宜，还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。
（六）管理介绍信人员要严格执行制度，注意保管好介绍信，违反制度或丢失介绍信要追究责任，情节严重者要给予处分。
（七）介绍信存根要妥善保管，保存五年后，集中销毁。
（八）凡需在正式介绍信以外的各种便函、表格等上加盖公章，经办人要填写“用印审批单”，由本单位负责人签批后，到校办用印。如需用校领导印章者，必须经校领导在“用印审批单”上签字后方可用印。